AI-first company

Dati e strumenti · Esplorare

Parta dall’IA già pronta nel software che usa, prima di costruirne una sua

Il software per ufficio, contabilità, assistenza clienti e vendite che usa ha probabilmente già funzioni di IA. Le provi su un’attività, con poche licenze e un risultato misurato, prima di pagare qualcuno per costruire qualcosa su misura.

Autore
Ultima revisione
Correzioni
Segnala un errore
Quando Prima di tutto. Prima di iniziare con l’IA, o mentre inizia.
Impegno Basso (giorni, una persona)
Prove Pratica diffusa

Raccomandata da molti per le aziende senza personale tecnico. Un progetto pilota misurato, due valutazioni randomizzate di un assistente per l’ufficio e il caso di una piccola azienda mostrano come si presenta. Nessuno studio confronta l’acquisto con lo sviluppo in proprio.

Adatta a
Settori Tutti i settori
Nella guida Micro e piccole impreseStrumenti e sistemi per dimensione

Di che cosa si tratta

Parta dall’IA già presente nel software che paga. Ci sono tre modi per portare l’IA in un’azienda, dal più economico al più caro:

  1. Attivare ciò che ha. Funzioni di IA dentro software che già paga: email e documenti, contabilità, assistenza clienti, gestione delle vendite.
  2. Comprare uno strumento già pronto per un’attività, come un chatbot per le domande dei clienti.
  3. Costruirne uno suo, o pagare qualcuno perché lo faccia.

Parta dall’1. Passi al 2 quando l’1 non copre l’attività. Consideri il 3 solo quando uno strumento comprato ha dimostrato che l’attività ne vale la pena.

Che cosa mostrano le prove

Un progetto pilota misurato, due valutazioni randomizzate e il caso di una piccola azienda sono la base di questo consiglio. Nessuno studio ha confrontato l’acquisto con lo sviluppo in proprio.

  • Una prova dentro il software esistente è rapida da fare e da giudicare. Un ministero del Regno Unito ha dato a 1.000 dipendenti un assistente di IA dentro il software per ufficio che già usavano. In tre mesi il ministero sapeva quali attività ci guadagnavano e quali ci perdevano. Riassumere rapporti richiedeva 13 minuti con l’assistente e 42 senza, con risultati migliori. L’analisi nei fogli di calcolo era più lenta e peggiore.
  • Il progetto pilota ha mostrato presto anche i limiti. Il 72% degli utenti era soddisfatto, ma il ministero non ha trovato prove di una maggiore produttività. Il ministero lo ha imparato con 1.000 licenze e tre mesi.
  • Due valutazioni randomizzate mostrano che cosa cambia un assistente per l’ufficio. In un esperimento sul campo con 7.137 lavoratori di 66 imprese, i lavoratori che avevano ricevuto a caso Microsoft 365 Copilot passavano circa due ore in meno alla settimana sulle email, e il tipo di lavoro che svolgevano è rimasto lo stesso. Tre dei quattro autori lavoravano per Microsoft. HMRC, l’autorità fiscale del Regno Unito, ha dato 3.000 licenze a dipendenti scelti a caso. L’83% le ha usate. Dopo che i valutatori hanno ridotto di circa il 20% le cifre dichiarate per correggerne la distorsione, il personale riferiva di risparmiare circa 60 minuti alla settimana. Tra i dipendenti che non hanno usato lo strumento, il 46% citava preoccupazioni sulla sicurezza e sui dati.
  • Una piccola impresa tipica spende poco. Tra le piccole imprese statunitensi nei dati bancari di Chase che pagavano per l’IA, la spesa mediana era di circa $28 al mese nel 2025, secondo il JPMorganChase Institute.
  • Una piccola azienda ha ottenuto un risultato con uno strumento comprato. Un negozio online a Singapore ha comprato un chatbot già pronto che funziona su WhatsApp. Chi l’ha fondato stima che il gruppo di lavoro passi il 30% di tempo in meno a rispondere alle domande dei clienti.
  • Costruire in proprio non elimina i rischi. Un grande studio legale degli Stati Uniti ha costruito un suo strumento di IA. Lo strumento ha inventato otto precedenti giudiziari in un solo atto depositato.

Come si fa

  1. Elenchi il software che paga. Per ogni prodotto, verifichi se ora ha funzioni di IA, se il suo abbonamento le comprende e quali sono attivate in modo predefinito.
  2. Scelga un’attività frequente e che richiede tempo reale: riassumere documenti lunghi, scrivere bozze di risposte di routine, mettere per iscritto i verbali delle riunioni. Veda la pratica Parta da un processo costoso, non da un’introduzione in tutta l’azienda.
  3. Prenda poche licenze per un breve periodo. Da cinque a dieci persone per un periodo da uno a tre mesi bastano nella maggior parte delle aziende. Mescoli persone entusiaste e scettiche.
  4. Controlli le condizioni sui dati prima che qualcuno inizi. Veda la pratica Decida quali dati possono finire in quali strumenti di IA.
  5. Cronometri l’attività con e senza. Faccia giudicare la qualità di entrambe le versioni a qualcuno che conosce il lavoro. Non si basi sul fatto che lo strumento piaccia o no alle persone.
  6. Decida alla data stabilita. Tenga la funzione per le attività in cui ha chiaramente aiutato. La abbandoni per le altre.
  7. Passi a uno strumento separato solo per un’attività che la funzione integrata non sa svolgere. Poi chieda prove al fornitore.
  8. Consideri di costruire in proprio solo quando uno strumento comprato ha dimostrato che l’attività ne vale la pena, nessun prodotto è adatto e lei può indicare chi manterrà ciò che costruisce.

Che cosa misurare

  • Il tempo per attività con e senza la funzione, sullo stesso tipo di lavoro.
  • La qualità, valutata da qualcuno che non sa quale versione abbia usato l’IA.
  • La quota di titolari di licenza che la usano ancora dopo il primo mese.
  • Il costo mensile delle licenze rispetto al tempo risparmiato.

Dove non funziona

  • Licenze per tutti dal primo giorno. Paga le licenze prima di sapere quali attività ci guadagnano.
  • Giudicare in base alla soddisfazione. Nel progetto pilota del Regno Unito la maggior parte degli utenti era soddisfatta, mentre le attività cronometrate raccontavano una storia più contrastata.
  • Dare per scontato che aiuti in ogni attività. Lo stesso assistente era tre volte più rapido nei riassunti e più lento nel lavoro sui fogli di calcolo.
  • Il prezzo lo fissa il fornitore. Google ha inserito la sua IA Gemini in tutti i piani aziendali di Workspace e ha aumentato Business Standard di $2 per utente al mese. Cursor, uno strumento per programmare, ha cambiato il suo piano passando a costi basati sull’uso e in seguito ha rimborsato addebiti inattesi. L’autorità australiana per la concorrenza sostiene che Microsoft abbia aumentato i suoi piani Personal e Family del 45% e del 29% quando ha aggiunto Copilot, e abbia nascosto il piano più economico senza IA. Controlli il prezzo al rinnovo, e se esiste ancora un piano senza IA.
  • IA che lei non ha attivato. In un’indagine della Federal Reserve, alcune piccole imprese hanno detto che un po’ di IA è stata “forced upon us” [“imposta”] dal software che già usano. Un’impresa ha detto che la funzione di IA del suo software di contabilità non si poteva disattivare. Sono parole delle imprese stesse, da risposte a un’indagine del 2024.
  • Il rischio non è del fornitore. Comprare uno strumento già pronto non sposta la responsabilità sul fornitore, e la sua assicurazione potrebbe escludere le perdite causate dall’IA. Veda la pratica Conosca le regole che valgono già per il suo uso dell’IA.
  • Saltare la formazione. Una funzione che nessuno ha imparato a usare resterà inutilizzata. Veda la pratica Formi il personale sugli strumenti che ha davvero scelto.

Per dimensione dell’azienda

  • Micro e piccole imprese: i passi da 1 a 6 con due o tre persone. Non costruisca in proprio. Se vende su una piattaforma, l’IA che conta di più potrebbe essere quella della piattaforma. In esperimenti randomizzati su una grande piattaforma di vendita online, l’IA che la piattaforma ha inserito nei propri strumenti ha aumentato le vendite fino al 16,3%, senza che i venditori facessero nulla. Due degli autori facevano da consulenti per la piattaforma e uno lavora per essa.
  • Medie imprese: un gruppo pilota da cinque a dieci persone, un responsabile con nome e cognome e una data di decisione.
  • Medio-grandi imprese: lo stesso progetto pilota per ogni funzione aziendale. Costruire in proprio diventa un’opzione per un’attività centrale per l’azienda e già messa alla prova con uno strumento comprato.

Casi aziendali

Aziende che l’hanno fatto

Fonti

  1. Dillon, Jaffe, Immorlica and Stanton (2025). Shifting Work Patterns with Generative AI. NBER Working Paper 33795; arXiv 2504.11436, version 4 (November 2025). Cosa ha fatto e cosa ha trovato questo studio
  2. Wheat, Mac and Passalacqua (JPMorganChase Institute) (2026). Understanding the use of AI among small businesses. JPMorganChase Institute, published 14 April 2026. Cosa ha fatto e cosa ha trovato questo studio
  3. Fang, Yuan, Zhang, Donati and Sarvary (2025). Generative AI and Sales Productivity: Field Experiments in Online Retail. arXiv 2510.12049, version 6 (29 June 2026). Cosa ha fatto e cosa ha trovato questo studio
  4. UK Government Digital Service (2 June 2025). Microsoft 365 Copilot experiment: cross-government findings report. gov.uk
  5. UK Department for Business and Trade (August 2025). The evaluation of the M365 Copilot pilot in the Department for Business and Trade. assets.publishing.service.gov.uk
  6. HM Revenue & Customs (2026). Evaluating the impact of Microsoft Copilot in HMRC (Phase III evaluation report). gov.uk
  7. Sanchez-Moyano, Holmes and Simms (2026). AI Adoption Among Small Businesses: Qualitative Insights from the Small Business Credit Survey. Federal Reserve Bank of San Francisco, Community Development Research Brief 2026-01. frbsf.org
  8. Google Workspace blog. Announcement that Gemini is included in all Workspace business plans, with the new prices. workspace.google.com
  9. Cursor (June 2025). Company blog post on its June 2025 pricing change. cursor.com
  10. Australian Competition and Consumer Commission. Microsoft in court for allegedly misleading millions of Australians over Microsoft 365 subscriptions. Media release; allegations. accc.gov.au

Affermazioni su questo tema, verificate con questi studi: