AI-first company

Daten und Werkzeuge · Erkunden

Beginnen Sie mit fertiger KI in Software, die Sie schon nutzen, bevor Sie Eigenes bauen

Ihre Büro-, Buchhaltungs-, Kundendienst- und Vertriebssoftware hat inzwischen wahrscheinlich KI-Funktionen. Probieren Sie diese bei einer Aufgabe aus, mit wenigen Lizenzen und einem gemessenen Ergebnis, bevor Sie jemanden für eine Eigenentwicklung bezahlen.

Von
Zuletzt geprüft
Korrekturen
Fehler melden
Wann Zuerst. Bevor Sie mit KI anfangen, oder während Sie anfangen.
Aufwand Gering (Tage, eine Person)
Evidenz Gängige Praxis

Für Unternehmen ohne technisches Personal vielfach empfohlen. Ein gemessenes Pilotprojekt, zwei randomisierte Auswertungen eines Büroassistenten und ein Fall aus einem kleinen Unternehmen zeigen, wie das aussieht. Keine Studie vergleicht Kaufen mit Bauen.

Passt für
Branchen Alle Branchen
Im Leitfaden Kleinst- und KleinunternehmenWerkzeuge und Systeme nach Größe

Worum es geht

Beginnen Sie mit der KI, die schon in Software steckt, für die Sie bezahlen. Es gibt drei Wege, KI ins Unternehmen zu bringen, vom günstigsten zum teuersten:

  1. Einschalten, was Sie haben. KI-Funktionen in Software, für die Sie schon bezahlen: E-Mail und Dokumente, Buchhaltung, Kundendienst, Vertriebsdaten.
  2. Ein fertiges Werkzeug kaufen für eine Aufgabe, etwa einen Chatbot für Kundenfragen.
  3. Selbst bauen oder bauen lassen.

Beginnen Sie bei 1. Gehen Sie zu 2, wenn 1 die Aufgabe nicht abdeckt. Ziehen Sie 3 erst in Betracht, wenn ein gekauftes Werkzeug gezeigt hat, dass sich die Aufgabe lohnt.

Was die Evidenz zeigt

Ein gemessenes Pilotprojekt, zwei randomisierte Auswertungen und ein Fall aus einem kleinen Unternehmen sind die Grundlage für diesen Rat. Keine Studie hat Kaufen mit Bauen verglichen.

  • Ein Versuch in vorhandener Software ist schnell durchgeführt und beurteilt. Ein britisches Ministerium gab 1.000 Beschäftigten einen KI-Assistenten in der Bürosoftware, die sie schon nutzten. Nach drei Monaten wusste das Ministerium, bei welchen Aufgaben es Gewinne und bei welchen Verluste gab. Berichte zusammenzufassen dauerte mit dem Assistenten 13 Minuten und ohne 42, bei besseren Ergebnissen. Die Auswertung von Tabellen war langsamer und schlechter.
  • Das Pilotprojekt zeigte auch früh die Grenzen. 72 % der Nutzenden waren zufrieden, aber das Ministerium fand keinen Beleg für höhere Produktivität. Das wusste das Ministerium nach 1.000 Lizenzen und drei Monaten.
  • Zwei randomisierte Auswertungen zeigen, was ein Büroassistent verändert. In einem Feldexperiment mit 7.137 Beschäftigten in 66 Unternehmen verbrachten Beschäftigte, die per Zufall Microsoft 365 Copilot erhielten, etwa zwei Stunden pro Woche weniger mit E-Mails, und die Art ihrer Arbeit blieb gleich. Drei der vier Autoren arbeiteten für Microsoft. HMRC, die britische Steuerbehörde, gab 3.000 Lizenzen an zufällig ausgewählte Beschäftigte. 83 % nutzten sie. Nachdem die Auswertenden die selbst angegebenen Zahlen um etwa 20 % wegen Verzerrung gekürzt hatten, gaben die Beschäftigten an, etwa 60 Minuten pro Woche zu sparen. Unter den Beschäftigten, die das Werkzeug nicht nutzten, nannten 46 % Bedenken zu Sicherheit und Daten.
  • Ein typisches kleines Unternehmen zahlt wenig. Unter den kleinen US-Unternehmen in den Bankdaten von Chase, die für KI bezahlten, lagen die mittleren Ausgaben (Median) 2025 bei etwa $28 im Monat, laut dem JPMorganChase Institute.
  • Ein kleines Unternehmen erzielte ein Ergebnis mit einem gekauften Werkzeug. Ein Online-Shop in Singapur kaufte einen fertigen Chatbot, der in WhatsApp läuft. Die Gründerin schätzt, dass das Team 30 % weniger Zeit mit der Beantwortung von Kundenfragen verbringt.
  • Selbst bauen beseitigt die Risiken nicht. Eine große US-Anwaltskanzlei baute ihr eigenes KI-Werkzeug. Das Werkzeug erfand in einem einzigen Schriftsatz acht Gerichtsentscheidungen.

So gehen Sie vor

  1. Listen Sie die Software auf, für die Sie bezahlen. Prüfen Sie bei jedem Produkt, ob es inzwischen KI-Funktionen hat, ob Ihr Vertrag sie umfasst und welche standardmäßig eingeschaltet sind.
  2. Wählen Sie eine Aufgabe, die häufig vorkommt und echte Zeit kostet: lange Dokumente zusammenfassen, Routineantworten entwerfen, Besprechungsnotizen schreiben. Siehe mit einem kostspieligen Prozess beginnen.
  3. Nehmen Sie für kurze Zeit wenige Lizenzen. Fünf bis zehn Personen für ein bis drei Monate genügen in den meisten Unternehmen. Mischen Sie begeisterte und skeptische Beschäftigte.
  4. Prüfen Sie die Datenbedingungen, bevor jemand anfängt. Siehe festlegen, welche Daten in welche KI-Werkzeuge dürfen.
  5. Messen Sie die Zeit für die Aufgabe mit und ohne. Lassen Sie jemanden, der die Arbeit kennt, die Qualität von beidem beurteilen. Verlassen Sie sich nicht darauf, ob die Menschen das Werkzeug mögen.
  6. Entscheiden Sie zum Stichtag. Behalten Sie die Funktion für die Aufgaben, bei denen sie klar geholfen hat. Lassen Sie sie beim Rest weg.
  7. Wechseln Sie nur für eine Aufgabe zu einem eigenen Werkzeug, die die eingebaute Funktion nicht erledigen kann. Dann verlangen Sie vom Anbieter Belege.
  8. Ziehen Sie Selbstbauen nur in Betracht, wenn ein gekauftes Werkzeug gezeigt hat, dass sich die Aufgabe lohnt, kein Produkt passt und Sie benennen können, wer das Gebaute pflegen wird.

Was Sie messen

  • Die Zeit je Aufgabe mit und ohne die Funktion, bei derselben Art von Arbeit.
  • Die Qualität, bewertet von jemandem, der nicht weiß, welche Fassung mit KI entstand.
  • Den Anteil der Lizenzinhaber, die sie nach dem ersten Monat noch nutzen.
  • Die Lizenzkosten pro Monat im Vergleich zur eingesparten Zeit.

Woran es scheitert

  • Lizenzen für alle am ersten Tag. Sie bezahlen für Plätze, bevor Sie wissen, bei welchen Aufgaben es Gewinne gibt.
  • Nach Zufriedenheit urteilen. Im britischen Pilotprojekt waren die meisten Nutzenden zufrieden, und die gemessenen Aufgaben zeigten ein gemischteres Bild.
  • Annehmen, dass es bei jeder Aufgabe hilft. Derselbe Assistent war beim Zusammenfassen dreimal so schnell und bei der Arbeit mit Tabellen langsamer.
  • Der Anbieter bestimmt den Preis. Google hat seine KI Gemini in alle Business-Tarife von Workspace aufgenommen und Business Standard um $2 pro Nutzer und Monat verteuert. Cursor, ein Werkzeug zum Programmieren, stellte seinen Tarif auf nutzungsabhängige Gebühren um und erstattete später überraschende Abbuchungen. Die australische Wettbewerbsbehörde wirft Microsoft vor, die Tarife Personal und Family um 45 % und 29 % verteuert zu haben, als Copilot hinzukam, und den günstigeren Tarif ohne KI versteckt zu haben. Prüfen Sie den Preis bei der Verlängerung und ob es noch einen Tarif ohne KI gibt.
  • KI, die Sie nicht eingeschaltet haben. Kleine Unternehmen sagten in einer Umfrage der Federal Reserve, manche KI sei ihnen von Software, die sie schon nutzen, “forced upon us” [„aufgezwungen“] worden. Ein Unternehmen sagte, die KI-Funktion seiner Buchhaltungssoftware lasse sich nicht abschalten. Das sind die eigenen Worte der Unternehmen, aus Umfrageantworten von 2024.
  • Der Anbieter trägt nicht das Risiko. Wer fertig kauft, verlagert die Verantwortung nicht auf den Anbieter, und Ihre Versicherung kann Schäden durch KI ausschließen. Siehe die Regeln kennen, die für Ihren KI-Einsatz gelten.
  • Die Schulung auslassen. Eine Funktion, deren Nutzung niemandem gezeigt wurde, bleibt ungenutzt. Siehe die Beschäftigten an den gewählten Werkzeugen schulen.

Nach Unternehmensgröße

  • Kleinst- und Kleinunternehmen: Schritte 1 bis 6 mit zwei oder drei Personen. Bauen Sie nichts selbst. Wenn Sie auf einer Plattform verkaufen, ist die wichtigste KI vielleicht die der Plattform. In randomisierten Experimenten auf einer großen Online-Handelsplattform steigerte KI, die die Plattform in ihre eigenen Werkzeuge eingebaut hatte, den Umsatz um bis zu 16,3 %, und die Verkäufer taten nichts dafür. Zwei der Autoren berieten die Plattform, und einer arbeitet für sie.
  • Mittlere Unternehmen: eine Pilotgruppe von fünf bis zehn Personen, eine benannte verantwortliche Person und ein Entscheidungstermin.
  • Gehobener Mittelstand: dasselbe Pilotprojekt je Abteilung. Selbstbauen wird eine Option für eine Aufgabe, die für das Geschäft zentral ist und sich zuerst mit einem gekauften Werkzeug bewährt hat.

Firmenfälle

Unternehmen, die das getan haben

Quellen

  1. Dillon, Jaffe, Immorlica and Stanton (2025). Shifting Work Patterns with Generative AI. NBER Working Paper 33795; arXiv 2504.11436, version 4 (November 2025). Was diese Studie untersucht und gefunden hat
  2. Wheat, Mac and Passalacqua (JPMorganChase Institute) (2026). Understanding the use of AI among small businesses. JPMorganChase Institute, published 14 April 2026. Was diese Studie untersucht und gefunden hat
  3. Fang, Yuan, Zhang, Donati and Sarvary (2025). Generative AI and Sales Productivity: Field Experiments in Online Retail. arXiv 2510.12049, version 6 (29 June 2026). Was diese Studie untersucht und gefunden hat
  4. UK Government Digital Service (2 June 2025). Microsoft 365 Copilot experiment: cross-government findings report. gov.uk
  5. UK Department for Business and Trade (August 2025). The evaluation of the M365 Copilot pilot in the Department for Business and Trade. assets.publishing.service.gov.uk
  6. HM Revenue & Customs (2026). Evaluating the impact of Microsoft Copilot in HMRC (Phase III evaluation report). gov.uk
  7. Sanchez-Moyano, Holmes and Simms (2026). AI Adoption Among Small Businesses: Qualitative Insights from the Small Business Credit Survey. Federal Reserve Bank of San Francisco, Community Development Research Brief 2026-01. frbsf.org
  8. Google Workspace blog. Announcement that Gemini is included in all Workspace business plans, with the new prices. workspace.google.com
  9. Cursor (June 2025). Company blog post on its June 2025 pricing change. cursor.com
  10. Australian Competition and Consumer Commission. Microsoft in court for allegedly misleading millions of Australians over Microsoft 365 subscriptions. Media release; allegations. accc.gov.au

Behauptungen zu diesem Thema, geprüft anhand dieser Studien: