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Empiece por la IA ya integrada en el software que usa, antes de desarrollar la suya

Su software de oficina, contabilidad, atención al cliente y ventas probablemente ya tiene funciones de IA. Pruébelas en una tarea, con unas pocas licencias y un resultado medido, antes de pagar a nadie para desarrollar algo a medida.

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Cuándo Hacer primero. Antes de empezar con la IA, o al empezar.
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Muy recomendada para empresas sin personal técnico. Un piloto medido, dos evaluaciones aleatorizadas de un asistente de oficina y el caso de una empresa pequeña muestran cómo es. Ningún estudio compara comprar con desarrollar.

Para
Sectores Todos los sectores
En la guía Micro y pequeñas empresasHerramientas y sistemas según el tamaño

Qué es

Empiece por la IA que ya está dentro del software que paga. Hay tres formas de llevar la IA a una empresa, de la más barata a la más cara:

  1. Active lo que ya tiene. Funciones de IA dentro del software que ya paga: correo y documentos, contabilidad, atención al cliente, registros de ventas.
  2. Compre una herramienta lista para usar para una tarea, como un chatbot para las preguntas de los clientes.
  3. Desarrolle la suya, o pague a alguien para que lo haga.

Empiece por la 1. Pase a la 2 cuando la 1 no cubra la tarea. Piense en la 3 solo cuando una herramienta comprada haya demostrado que la tarea merece la pena.

Qué muestra la evidencia

Un piloto medido, dos evaluaciones aleatorizadas y el caso de una empresa pequeña son la base de este consejo. Ningún estudio ha comparado comprar con desarrollar.

  • Una prueba dentro del software existente se hace y se juzga rápido. Un ministerio del Reino Unido dio a 1000 personas de su plantilla un asistente de IA dentro del software de oficina que ya usaban. En tres meses, el ministerio sabía qué tareas mejoraban y cuáles empeoraban. Resumir informes llevaba 13 minutos con el asistente y 42 sin él, con mejores resultados. El análisis con hojas de cálculo fue más lento y peor.
  • El piloto también mostró pronto los límites. El 72 % de los usuarios estaba satisfecho, pero el ministerio no encontró pruebas de una mayor productividad. El ministerio lo supo con 1000 licencias y tres meses.
  • Dos evaluaciones aleatorizadas muestran qué cambia un asistente de oficina. En un experimento de campo con 7137 trabajadores de 66 empresas, los trabajadores que recibieron al azar Microsoft 365 Copilot dedicaron unas dos horas menos a la semana al correo electrónico, y el tipo de trabajo que hacían siguió siendo el mismo. Tres de los cuatro autores trabajaban para Microsoft. HMRC, la administración tributaria del Reino Unido, dio 3000 licencias a personal elegido al azar. El 83 % las usó. Después de que los evaluadores rebajaran las cifras autodeclaradas alrededor de un 20 % para corregir el sesgo, el personal declaró ahorrar unos 60 minutos a la semana. Entre el personal que no usó la herramienta, el 46 % mencionó preocupaciones de seguridad y de datos.
  • Una pequeña empresa típica paga poco. Entre las pequeñas empresas de Estados Unidos que pagaban por IA en los registros bancarios de Chase, el gasto mediano fue de unos 28 dólares al mes en 2025, según el JPMorganChase Institute.
  • Una empresa pequeña obtuvo un resultado con una herramienta comprada. Una tienda en línea de Singapur compró un chatbot listo para usar que funciona en WhatsApp. Su fundadora calcula que el equipo dedica un 30 % menos de tiempo a responder preguntas de los clientes.
  • Desarrollar no elimina los riesgos. Un gran despacho de abogados de Estados Unidos desarrolló su propia herramienta de IA. La herramienta inventó ocho casos judiciales en un solo escrito.

Cómo hacerlo

  1. Haga una lista del software que paga. Para cada producto, compruebe si ya tiene funciones de IA, si su plan las incluye y cuáles están activadas por defecto.
  2. Elija una tarea frecuente y que lleve tiempo de verdad: resumir documentos largos, redactar respuestas rutinarias, poner por escrito las notas de una reunión. Vea empiece por un proceso costoso.
  3. Contrate unas pocas licencias durante un periodo corto. De cinco a diez personas durante uno a tres meses basta en la mayoría de las empresas. Mezcle personal entusiasta y escéptico.
  4. Revise las condiciones sobre los datos antes de que nadie empiece. Vea decida qué datos pueden ir a qué herramientas de IA.
  5. Cronometre la tarea con y sin la función. Pida a alguien que conozca el trabajo que juzgue la calidad de las dos versiones. No se fíe de si a la gente le gusta la herramienta.
  6. Decida en la fecha final. Mantenga la función para las tareas en las que claramente ayudó. Prescinda de ella en el resto.
  7. Pase a una herramienta aparte solo para una tarea que la función integrada no pueda hacer. Entonces pida pruebas al proveedor.
  8. Piense en desarrollar solo cuando una herramienta comprada haya demostrado que la tarea merece la pena, ningún producto encaje, y pueda nombrar a quien mantendrá lo que desarrolle.

Qué medir

  • El tiempo por tarea con y sin la función, en el mismo tipo de trabajo.
  • La calidad, puntuada por alguien que no sabe qué versión usó IA.
  • La proporción de titulares de licencia que la siguen usando después del primer mes.
  • El costo de las licencias por mes frente al tiempo ahorrado.

Dónde falla

  • Licencias para todos el primer día. Paga por puestos antes de saber qué tareas mejoran.
  • Juzgar por la satisfacción. En el piloto del Reino Unido, la mayoría de los usuarios estaba satisfecha, y las tareas cronometradas contaban una historia más desigual.
  • Suponer que ayuda en todas las tareas. El mismo asistente era tres veces más rápido resumiendo y más lento con las hojas de cálculo.
  • El proveedor fija el precio. Google incorporó su IA Gemini a todos los planes de empresa de Workspace y subió Business Standard 2 dólares por usuario y mes. Cursor, una herramienta de programación, pasó su plan a cobros por uso y después devolvió cargos inesperados. El regulador de la competencia de Australia alega que Microsoft subió sus planes Personal y Family un 45 % y un 29 % al añadir Copilot, y que ocultó el plan más barato sin él. Revise el precio en la renovación, y si todavía existe un plan sin IA.
  • IA que usted no activó. Unas pequeñas empresas dijeron en una encuesta de la Federal Reserve que parte de la IA les fue “forced upon us” [“impuesta”] por el software que ya usan. Una empresa dijo que la función de IA de su software de contabilidad no se podía desactivar. Son palabras de las propias empresas, de respuestas a una encuesta de 2024.
  • El proveedor no asume el riesgo. Comprar algo listo para usar no traslada la responsabilidad al proveedor, y su seguro puede excluir las pérdidas causadas por la IA. Vea conozca las reglas que se aplican a su uso de la IA.
  • Saltarse la formación. Una función que nadie ha enseñado a usar se quedará sin usar. Vea forme al personal en las herramientas que eligió.

Según el tamaño de la empresa

  • Micro y pequeña: los pasos 1 a 6 con dos o tres personas. No desarrolle nada. Si vende en una plataforma, la IA que más importa puede ser la de la plataforma. En experimentos aleatorizados en una gran plataforma de comercio minorista en línea, la IA que la plataforma integró en sus propias herramientas aumentó las ventas hasta un 16,3 %, y los vendedores no hicieron nada. Dos de los autores asesoraban a la plataforma y uno trabaja para ella.
  • Mediana: un grupo piloto de cinco a diez personas, un responsable con nombre y una fecha de decisión.
  • Mediana-grande: el mismo piloto por departamento. Desarrollar pasa a ser una opción para una tarea que es central para el negocio y que antes se ha probado con una herramienta comprada.

Casos de empresas

Empresas que lo hicieron

Fuentes

  1. Dillon, Jaffe, Immorlica and Stanton (2025). Shifting Work Patterns with Generative AI. NBER Working Paper 33795; arXiv 2504.11436, version 4 (November 2025). Qué hizo y qué encontró este estudio
  2. Wheat, Mac and Passalacqua (JPMorganChase Institute) (2026). Understanding the use of AI among small businesses. JPMorganChase Institute, published 14 April 2026. Qué hizo y qué encontró este estudio
  3. Fang, Yuan, Zhang, Donati and Sarvary (2025). Generative AI and Sales Productivity: Field Experiments in Online Retail. arXiv 2510.12049, version 6 (29 June 2026). Qué hizo y qué encontró este estudio
  4. UK Government Digital Service (2 June 2025). Microsoft 365 Copilot experiment: cross-government findings report. gov.uk
  5. UK Department for Business and Trade (August 2025). The evaluation of the M365 Copilot pilot in the Department for Business and Trade. assets.publishing.service.gov.uk
  6. HM Revenue & Customs (2026). Evaluating the impact of Microsoft Copilot in HMRC (Phase III evaluation report). gov.uk
  7. Sanchez-Moyano, Holmes and Simms (2026). AI Adoption Among Small Businesses: Qualitative Insights from the Small Business Credit Survey. Federal Reserve Bank of San Francisco, Community Development Research Brief 2026-01. frbsf.org
  8. Google Workspace blog. Announcement that Gemini is included in all Workspace business plans, with the new prices. workspace.google.com
  9. Cursor (June 2025). Company blog post on its June 2025 pricing change. cursor.com
  10. Australian Competition and Consumer Commission. Microsoft in court for allegedly misleading millions of Australians over Microsoft 365 subscriptions. Media release; allegations. accc.gov.au

Afirmaciones sobre este tema, verificadas con estos estudios: