Legen Sie fest, welche Daten in welche KI-Werkzeuge dürfen

Worum es geht

Schreiben Sie eine kurze Regel, die sagt, welche Arten von Daten in welche KI-Werkzeuge dürfen. Die meisten Unternehmen brauchen nur drei Gruppen:

Daten	Beispiel	Wohin sie dürfen
Öffentlich	Text von Ihrer Website, veröffentlichte Preise	In jedes KI-Werkzeug
Intern	Pläne, Entwürfe, interne Zahlen	Nur in KI-Werkzeuge, die das Unternehmen freigegeben hat
Vertraulich	Personenbezogene Daten, Kundenakten, Gesundheitsangaben, Verträge, Passwörter	Nur in Werkzeuge, die für diese Daten freigegeben sind, oder in keines

Ein öffentliches Werkzeug ist eines, bei dem sich jeder anmelden kann, etwa die kostenlose Version eines Chatbots. Was Sie dort eingeben, liegt bei dem Unternehmen, das es betreibt.

Was die Evidenz zeigt

Zwei dokumentierte Fälle und Leitlinien von Aufsichtsbehörden sind die Grundlage dieses Rats. Keine Studie hat ihn geprüft.

• Was eingegeben ist, liegt nicht mehr in Ihrer Hand. Eine Mitarbeiterin des Kinderschutzes in einer Behörde in Australien gab Angaben zu einer Familie in ChatGPT ein. Die Datenschutzbehörde stellte fest, dass die Informationen dem Unternehmen hinter dem Werkzeug offengelegt und “released outside the control” [„der Kontrolle entzogen“] der Behörde worden waren.
• Eine Datei kann Tausende Menschen enthalten. In einer Landesbehörde in Australien lud eine befristet beschäftigte Person eine Tabelle in ChatGPT hoch. Sie enthielt Namen, Adressen, Geburtsdaten und Gesundheitsangaben von 2.031 Menschen.
• Eine Regel auf Papier galt für die heikelste Arbeit nicht als ausreichend. Im ersten Fall ordnete die Behörde an, bestimmte KI-Werkzeuge für die Beschäftigten im Kinderschutz zu sperren. Sie sagte, das Risiko sei zu groß, “to be managed by policy and guidance alone” [„um allein durch Richtlinien und Leitfäden beherrscht zu werden“]. Im zweiten Fall führte die Behörde Kontrollen ein, die das Hochladen personenbezogener Daten in KI-Werkzeuge sperren.
• Eine Datengrenze kann Menschen ganz von einem Werkzeug abhalten. Bei HMRC, der britischen Steuerbehörde, durften Beschäftigte Copilot nur für Material unterhalb der Stufe “Official Sensitive” [„Amtlich vertraulich“] nutzen. Unter den Beschäftigten mit einer Lizenz, die sie nicht nutzten, nannten 46 % Bedenken zu Sicherheit und Daten. Sagen Sie klar, was erlaubt ist, nicht nur, was verboten ist.
• Die Aufsichtsbehörden sagen es klar. Die australische Datenschutzbehörde empfiehlt Organisationen, “do not enter personal information, and particularly sensitive information” [„keine personenbezogenen und vor allem keine sensiblen Daten einzugeben“] in öffentlich zugängliche KI-Werkzeuge.

So gehen Sie vor

1. Schreiben Sie die drei Gruppen für Ihr Unternehmen auf, mit je zwei oder drei Beispielen aus Ihrer eigenen Arbeit.
2. Listen Sie Ihre KI-Werkzeuge auf und notieren Sie, welche Datengruppe jedes Werkzeug bekommen darf. Nehmen Sie KI-Funktionen auf, die in Software eingeschaltet sind, für die Sie schon bezahlen: Protokollassistenten für Besprechungen, Assistenten in der Buchhaltungssoftware, Entwürfe für E-Mails. Kleine Unternehmen sagten in einer Umfrage der Federal Reserve, dass manche KI in Software kam, die sie schon nutzten, und eines sagte, die KI-Funktion seiner Buchhaltungssoftware lasse sich nicht abschalten. Prüfen Sie bei jedem freigegebenen Werkzeug, was der Anbieter mit Ihren Eingaben macht: ob sie gespeichert werden und ob er damit seine Systeme trainiert. Siehe Verlangen Sie Belege von KI-Anbietern.
3. Geben Sie den Beschäftigten ein freigegebenes Werkzeug. Wenn die einzige Regel „nein“ lautet, nutzen Menschen ein öffentliches Werkzeug mit ihrem eigenen Konto. Wählen Sie eines aus, lesen Sie seine Bedingungen dazu, was mit Ihren Daten geschieht, und bezahlen Sie es.
4. Bringen Sie eine Gewohnheit bei: Details entfernen. Die meisten Aufgaben funktionieren ohne Namen. Ersetzen Sie den Namen des Kunden durch „der Kunde“ und entfernen Sie Zahlen, die jemanden erkennbar machen.
5. Sperren Sie dort, wo ein Fehler schwer wöge. Für Teams, die mit Gesundheits-, Kinderschutz-, Finanz- oder Rechtsakten arbeiten, bitten Sie Ihren IT-Dienstleister, öffentliche KI-Seiten oder das Hochladen dorthin zu sperren.
6. Begrenzen Sie Massen-Downloads. Die Behörde oben schränkte auch manuelle Downloads aus ihren Kernsystemen ein. Eine Datei, die sich nicht exportieren lässt, lässt sich auch nicht hochladen.
7. Nehmen Sie die Regel in Ihre einseitige KI-Richtlinie auf.

Was Sie messen sollten

• Ob jedes genutzte KI-Werkzeug mit seiner Datengruppe auf der Liste steht.
• Die Zahl der Beschäftigten mit Zugang zu einem freigegebenen Werkzeug, verglichen mit der Zahl derer, die eines brauchen.
• Gesperrte Uploads, wenn Sie Sperren eingerichtet haben. Eine steigende Zahl zeigt, wo ein freigegebenes Werkzeug fehlt.

Woran es scheitert

• Keine freigegebene Alternative. Die Behörde im ersten Fall hatte keine Regeln und kein freigegebenes Werkzeug, und etwa 900 Beschäftigte hatten ChatGPT aufgerufen.
• Zu viele Gruppen. Fünf Vertraulichkeitsstufen merkt sich niemand. Drei reichen.
• Befristet Beschäftigte und externe Kräfte werden vergessen. Den Upload im zweiten Fall machte eine befristet beschäftigte Person.
• Die Regel deckt das Eintippen ab und vergisst Dateien. Eine Tabelle hochzuladen ist der schnellere Weg, viel preiszugeben.

Nach Unternehmensgröße

• Kleinst- und Kleinunternehmen: Ein Satz kann genügen: keine Kunden- oder Personendaten in ein kostenloses KI-Werkzeug. Diese Regel erfasst keine KI, die in bezahlter Software standardmäßig läuft. Prüfen Sie auch diese Einstellungen. Kaufen Sie einen Business-Tarif für das Werkzeug, das Sie am meisten nutzen.
• Mittlere Unternehmen: die Tabelle mit drei Gruppen, ein freigegebenes Werkzeug für alle und eine Sperre für die Teams mit den sensibelsten Daten.
• Gehobener Mittelstand und Großunternehmen: dieselbe Tabelle, verknüpft mit Ihrer bestehenden Einstufung von Daten, mit technischen Kontrollen für Uploads und Downloads.

Firmenfälle

Unternehmen, die das getan haben

• Ashurst Die Rechtsabteilung sowie die Risiko- und Informationssicherheitsteams der Kanzlei legten für jeden Versuch strenge Regeln fest. Verwendet wurden nur öffentliche Daten, keine Mandantendaten. Vom Unternehmen gemeldetes Ergebnis
• Gilberts Chartered Accountants Es ist „a firm-wide rule that no client-specific or confidential data is to be entered into open/public AI models“ [„eine kanzleiweite Regel, dass keine mandantenbezogenen oder vertraulichen Daten in offene oder öffentliche KI-Modelle eingegeben werden“], und die Kanzlei lässt sich bestimmte KI-Werkzeuge von Mandanten genehmigen. Vom Unternehmen gemeldetes Ergebnis
• HM Revenue & Customs (HMRC) Während des Versuchs durften die Beschäftigten Copilot nur für Material unterhalb der Sicherheitseinstufung Official Sensitive nutzen. Gemessenes Ergebnis

Was ohne sie passiert ist

• Department of Families, Fairness and Housing (Victoria) Die Aufsichtsbehörde fand „no departmental rules in place about when and how these tools should or should not be used“ [„keine Regeln im Ministerium dazu, wann und wie diese Werkzeuge genutzt oder nicht genutzt werden sollten“] und keine technischen Zugangsbeschränkungen. Ging schief

Unternehmen, die später dazu übergingen

• NSW Reconstruction Authority Nach dem Vorfall führte die Behörde Sperren ein, die das Hochladen persönlicher Daten in KI-Werkzeuge verhindern, und schränkte manuelle Downloads aus ihren Kernsystemen ein. Ging schief

Quellen

Keine veröffentlichte Studie prüft diese Praktik direkt, deshalb ist sie mit Gängige Praxis bewertet. Die Bewertung stützt sich auf die Firmenfälle oben und auf die Quellen unten.

1. Office of the Australian Information Commissioner (October 2024, updated January 2025). Guidance on privacy and the use of commercially available AI products. oaic.gov.au
2. Office of the Victorian Information Commissioner (September 2024). Investigation into the use of ChatGPT by a Child Protection worker. ovic.vic.gov.au
3. Sanchez-Moyano, Holmes and Simms (2026). AI Adoption Among Small Businesses: Qualitative Insights from the Small Business Credit Survey. Federal Reserve Bank of San Francisco, Community Development Research Brief 2026-01. frbsf.org

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