Schreiben Sie eine einseitige KI-Richtlinie, die die Beschäftigten auch lesen

Worum es geht

Schreiben Sie eine einzige Seite, die alle Beschäftigten lesen. Die Seite beantwortet fünf Fragen:

Welche KI-Werkzeuge darf ich für die Arbeit nutzen?
Was darf ich nie eingeben?
Was muss ein Mensch prüfen, bevor ein KI-Ergebnis verwendet wird?
Wann muss ich sagen, dass KI verwendet wurde?
Wen frage ich, und wem sage ich Bescheid, wenn etwas schiefgeht?

Die Beschäftigten nutzen mit ziemlicher Sicherheit schon KI-Werkzeuge. Die Seite sagt ihnen, wie sie die Werkzeuge sicher nutzen.

Was die Evidenz zeigt

Vier dokumentierte Fälle sind die Grundlage für diesen Rat. Keine Studie hat ihn geprüft.

Ohne Regeln entscheiden die Beschäftigten selbst. In einer Behörde in Australien hatten fast 13 % der Beschäftigten ChatGPT geöffnet, bevor es irgendeine Regel gab. Eine beschäftigte Person gab Einzelheiten eines Kinderschutzfalls in ChatGPT ein. Die Datenschutzaufsicht stellte fest, es gebe “no departmental rules in place about when and how these tools should or should not be used” [„keine Regeln der Behörde dazu, wann und wie diese Werkzeuge genutzt oder nicht genutzt werden sollten“].
Eine allgemeine IT-Richtlinie zählt nicht. Dieselbe Behörde verwies auf ihre Richtlinie zur Nutzung von Technik und auf ein E-Learning zum Datenschutz. Die Aufsichtsbehörde nannte das “far from sufficient” [„bei Weitem nicht ausreichend“]. Sie erwartete Regeln, die für KI-Werkzeuge geschrieben sind.
Eine Richtlinie allein kann übergangen werden. Eine US-Anwaltskanzlei verlangte eine schriftliche Genehmigung, bevor jemand ChatGPT für juristische Recherchen nutzte. Ein Partner nutzte es trotzdem und reichte fünf erfundene Zitate ein. Er sagte dem Gericht, er habe die Regel gekannt.
Regeln wirken besser im Werkzeug oder im Prozess. Eine andere Anwaltskanzlei hatte ihre Beschäftigten geschult, und trotzdem reichte ein Anwalt acht erfundene Fälle ein. Die Kanzlei fügte danach in ihrem KI-Werkzeug einen Hinweis ein, den alle Nutzenden bestätigen müssen: “users must independently verify” [„Nutzende müssen unabhängig überprüfen“] die Ergebnisse. Die erste Kanzlei führte vor jedem Schriftsatz an das Gericht eine Prüfung ein.
Aufsichtsbehörden verlangen sie. Die australische Datenschutzaufsicht sagt, Organisationen “should establish policies and procedures for the use of AI systems” [„sollten Richtlinien und Verfahren für die Nutzung von KI-Systemen festlegen“].

So gehen Sie vor

Listen Sie die erlaubten Werkzeuge auf. Nennen Sie sie beim Namen. Sagen Sie, dass alles, was nicht auf der Liste steht, zuerst ein Ja von einer benannten Person braucht.
Sagen Sie, was nie hineindarf. Siehe festlegen, welche Daten in welche KI-Werkzeuge dürfen. Fassen Sie die Regel in einen Satz, den sich die Beschäftigten merken können.
Sagen Sie, was ein Mensch prüfen muss. Mindestens: alles, was an Kunden geht, und alles mit rechtlichem oder finanziellem Gewicht. Siehe einen Menschen prüfen lassen.
Sagen Sie offen, wo die Nutzung von KI erwartet wird. Das beantwortet Frage 4 aus Sicht der Beschäftigten. In vier Experimenten mit 4.439 Personen wurden Menschen, die bei der Arbeit KI nutzten, als weniger kompetent und weniger motiviert beurteilt als Menschen, die das nicht taten. Die Studie fand auch, dass Menschen erwarten, so beurteilt zu werden. Wenn auf der Seite steht, wann KI erwartet wird und wann man sagen soll, dass sie verwendet wurde, haben Beschäftigte weniger Grund, ihre Nutzung zu verschweigen.
Benennen Sie die Ansprechperson. Eine Person für Fragen, und dieselbe Person, der man Bescheid gibt, wenn etwas schiefgeht.
Bleiben Sie bei einer Seite. Schreiben Sie sie in den Worten, die Ihre Beschäftigten benutzen. Streichen Sie alles, was nichts daran ändert, was jemand tut.
Holen Sie die wichtigste Regel von der Seite in die Arbeit. Ergänzen Sie eine Zeile in der Checkliste für die Freigabe, einen Hinweis im Werkzeug oder eine Sperre für Uploads. Wählen Sie die Regel, deren Verletzung am meisten schaden würde.
Geben Sie sie allen, auch Aushilfen, Zeitarbeitskräften und externen Auftragnehmern. Gehen Sie sie in einer Teambesprechung durch. Bitten Sie jede Person zu bestätigen, dass sie sie gelesen hat.
Überprüfen Sie sie alle sechs Monate und immer, wenn Sie ein Werkzeug hinzufügen.

Was Sie messen

Den Anteil der Beschäftigten, einschließlich Aushilfen und Zeitarbeitskräften, die bestätigt haben, dass sie die Seite gelesen haben.
Die Zahl der Fragen, die bei der benannten Ansprechperson ankommen. Gar keine heißt meist, dass die Seite nicht genutzt wird.
Die Zahl der Vorfälle und wie jeder entdeckt wurde.

Woran es scheitert

Die Richtlinie ist lang. Eine zehnseitige Richtlinie wird abgeheftet und vergessen.
Die Richtlinie verbietet nur. Beschäftigte, denen man nur sagt, was sie nicht dürfen, nutzen die Werkzeuge heimlich. Sagen Sie, was erlaubt ist.
Die Richtlinie hängt vom Gedächtnis ab. Die Regel der Anwaltskanzlei war klar und bekannt, und trotzdem brach eine Führungsperson sie. Mit Stand vom 16. Oktober 2026 listet die Datenbank eines Forschers 871 Gerichtsentscheidungen mit Anwältinnen und Anwälten auf, die von KI erfundenes Material eingereicht hatten, obwohl es Leitlinien der Anwaltskammern und Richtlinien der Kanzleien gab. Bauen Sie eine Prüfung in den Prozess ein.
Führungspersonen sind in der Praxis ausgenommen. Im Fall der Anwaltskanzlei leitete die Person, die die Regel brach, die Gruppe mit, für die die Regel galt.
Die Richtlinie gilt nur für Angestellte. In einer Behörde eines australischen Bundesstaats lud eine Zeitarbeitskraft eine Datei mit Daten von 2.031 Personen hoch.

Nach Unternehmensgröße

Kleinst- und Kleinunternehmen: Der Inhaber schreibt die Seite in einer Stunde und bespricht sie mit dem Team.
Mittlere Unternehmen: Die verantwortliche Person für KI schreibt sie, und jede Teamleitung ergänzt die eine Prüfung, die in ihrer Arbeit am meisten zählt.
Gehobener Mittelstand und Großunternehmen: eine unternehmensweite Seite, mit kurzen Ergänzungen für Teams, die mit sensiblen Daten arbeiten. Technische Sperren sichern die wichtigsten Regeln ab.

Firmenfälle

Unternehmen, die das getan haben

Unternehmen, die später dazu übergingen

Quellen

Reif, Larrick and Soll (2025). Evidence of a social evaluation penalty for using AI. Proceedings of the National Academy of Sciences, 122(19), e2426766122. Was diese Studie untersucht und gefunden hat
Office of the Australian Information Commissioner (October 2024, updated January 2025). Guidance on privacy and the use of commercially available AI products. oaic.gov.au
Office of the Victorian Information Commissioner (September 2024). Investigation into the use of ChatGPT by a Child Protection worker. ovic.vic.gov.au
Charlotin, D. AI Hallucination Cases database (counts as of 16 October 2026). damiencharlotin.com