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Reglas y riesgos · Adoptar

Escriba una política de uso de la IA de una página que el personal lea de verdad

Ponga en una página las reglas para la IA: qué herramientas se permiten, qué no se debe escribir nunca en ellas, quién revisa el resultado y a quién preguntar. Después lleve la regla más importante al propio trabajo, porque una página sola se ignora.

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Cuándo Hacer primero. Antes de empezar con la IA, o al empezar.
Esfuerzo Bajo (días, una persona)
Evidencia Práctica habitual

Los reguladores la recomiendan y cuatro casos documentados tienen que ver con ella. Ningún estudio ha comparado empresas con y sin política, y un caso muestra una política ignorada.

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Qué es

Escriba una sola página que lea todo el personal. La página responde a cinco preguntas:

  1. ¿Qué herramientas de IA puedo usar en el trabajo?
  2. ¿Qué no debo introducir nunca en ellas?
  3. ¿Qué debe revisar una persona antes de usar lo que produce la IA?
  4. ¿Cuándo tengo que decir que se usó IA?
  5. ¿A quién pregunto, y a quién aviso cuando algo sale mal?

Es casi seguro que el personal ya usa herramientas de IA. La página le dice cómo usarlas con seguridad.

Qué muestra la evidencia

Cuatro casos documentados son la base de este consejo. Ningún estudio lo ha puesto a prueba.

  • Sin reglas, cada persona decide por su cuenta. En un departamento de la administración de Australia, casi el 13 % del personal había abierto ChatGPT antes de que existiera ninguna regla. Un trabajador escribió en ChatGPT datos de un caso de protección de menores. El regulador de privacidad constató que no había “no departmental rules in place about when and how these tools should or should not be used” [“ninguna regla del departamento sobre cuándo y cómo deben o no deben usarse estas herramientas”].
  • Una política informática general no basta. El mismo departamento señaló su política de uso de la tecnología y su curso en línea sobre privacidad. El regulador los calificó de “far from sufficient” [“muy lejos de ser suficientes”]. El regulador esperaba reglas escritas para las herramientas de IA.
  • Una política sola se puede ignorar. Un despacho de abogados de Estados Unidos exigía permiso por escrito antes de usar ChatGPT en investigación jurídica. Un socio lo usó de todos modos y presentó cinco citas inventadas. Dijo al tribunal que conocía la regla.
  • Las reglas funcionan mejor dentro de la herramienta o del proceso. Otro despacho de abogados había formado a su personal, y aun así un abogado presentó ocho casos inventados. Después el despacho añadió en su herramienta de IA un aviso que cada usuario debe aceptar: “users must independently verify” [“los usuarios deben verificar por su cuenta”] el resultado. El primer despacho introdujo una revisión antes de cada escrito al tribunal.
  • Los reguladores la piden. El regulador de privacidad de Australia dice que las organizaciones “should establish policies and procedures for the use of AI systems” [“deberían establecer políticas y procedimientos para el uso de sistemas de IA”].

Cómo hacerlo

  1. Enumere las herramientas permitidas. Nómbrelas. Diga que cualquier herramienta que no esté en la lista necesita antes el visto bueno de una persona concreta.
  2. Diga qué no se introduce nunca. Vea decida qué datos pueden ir a qué herramientas de IA. Ponga la regla en una frase que el personal pueda recordar.
  3. Diga qué debe revisar una persona. Como mínimo: todo lo que se envía a un cliente y todo lo que tiene peso legal o económico. Vea mantenga a una persona revisando.
  4. Diga abiertamente dónde se espera que se use la IA. Esto responde a la pregunta 4 desde el lado del personal. En cuatro experimentos con 4439 personas, a quienes usaban IA en el trabajo se les juzgó menos competentes y menos motivados que a quienes no la usaban. El estudio también encontró que la gente espera que se la juzgue así. Si la página dice cuándo se espera la IA y cuándo hay que decir que se usó, el personal tiene menos motivos para ocultar su uso.
  5. Nombre a la persona de contacto. Una persona para las dudas, y la misma persona a quien avisar cuando algo sale mal.
  6. Que quepa en una página. Escríbala con las palabras que usa su personal. Quite todo lo que no cambie lo que alguien hace.
  7. Saque la regla principal de la página y llévela al trabajo. Añada una línea a la lista de comprobación de aprobación, un aviso en la herramienta o un bloqueo de subidas. Elija la regla cuyo incumplimiento haría más daño.
  8. Entréguela a todo el mundo, incluido el personal temporal y los colaboradores externos. Repásela en una reunión de equipo. Pida a cada persona que confirme que la ha leído.
  9. Revísela cada seis meses, y cada vez que añada una herramienta.

Qué medir

  • La proporción del personal, incluido el temporal, que ha confirmado haber leído la página.
  • El número de preguntas que llegan a la persona de contacto. Si no llega ninguna, lo habitual es que la página no se esté usando.
  • El número de incidentes, y cómo se detectó cada uno.

Dónde falla

  • La política es larga. Una política de diez páginas se archiva y se olvida.
  • La política solo prohíbe. El personal al que solo se le dice lo que no puede hacer usará las herramientas a escondidas. Diga qué está permitido.
  • La política depende de la memoria. La regla del despacho de abogados era clara y conocida, y aun así una persona con cargo la incumplió. A 16 de octubre de 2026, la base de datos de un investigador recoge 871 resoluciones judiciales con abogados que presentaron material inventado por la IA, cuando ya existían las orientaciones de los colegios de abogados y las políticas de los despachos. Ponga una revisión en el proceso.
  • En la práctica, los cargos altos quedan exentos. En el caso del despacho, quien incumplió la regla ayudaba a dirigir el grupo al que se aplicaba.
  • La política solo cubre a la plantilla. En una agencia de un estado australiano, un trabajador temporal subió un archivo con datos de 2031 personas.

Según el tamaño de la empresa

  • Micro y pequeña: la persona propietaria escribe la página en una hora y la comenta con el equipo.
  • Mediana: la persona responsable de la IA la escribe, y cada responsable de equipo añade la revisión que más importa en su trabajo.
  • Mediana-grande y gran empresa: una página para toda la empresa, con añadidos breves para los equipos que manejan datos sensibles. Unos bloqueos técnicos refuerzan las reglas más importantes.

Casos de empresas

Empresas que lo hicieron

Empresas que acabaron adoptándola

Fuentes

  1. Reif, Larrick and Soll (2025). Evidence of a social evaluation penalty for using AI. Proceedings of the National Academy of Sciences, 122(19), e2426766122. Qué hizo y qué encontró este estudio
  2. Office of the Australian Information Commissioner (October 2024, updated January 2025). Guidance on privacy and the use of commercially available AI products. oaic.gov.au
  3. Office of the Victorian Information Commissioner (September 2024). Investigation into the use of ChatGPT by a Child Protection worker. ovic.vic.gov.au
  4. Charlotin, D. AI Hallucination Cases database (counts as of 16 October 2026). damiencharlotin.com