Scriva un regolamento di una pagina sull’uso dell’IA che il personale legga davvero

Di che cosa si tratta

Scriva una sola pagina che tutto il personale legga. La pagina risponde a cinque domande:

Quali strumenti di IA posso usare per lavoro?
Cosa non devo mai inserirci?
Cosa deve controllare una persona prima che il risultato dell’IA venga usato?
Quando devo dire che è stata usata l’IA?
A chi chiedo, e a chi lo dico quando qualcosa va storto?

Quasi certamente il personale usa già strumenti di IA. La pagina dice al personale come usarli in sicurezza.

Che cosa mostrano le prove

Quattro casi documentati sono la base di questo consiglio. Nessuno studio lo ha verificato.

Senza regole, il personale decide da sé. In un ente pubblico in Australia, quasi il 13% del personale aveva aperto ChatGPT prima che esistesse qualsiasi regola. Un operatore ha inserito in ChatGPT i dettagli di un caso di tutela dei minori. L’autorità per la privacy ha rilevato “no departmental rules in place about when and how these tools should or should not be used” [“nessuna regola dell’ente su quando e come questi strumenti dovessero o non dovessero essere usati”].
Un regolamento informatico generico non basta. Lo stesso ente ha indicato il suo regolamento sull’uso delle tecnologie e un corso online sulla privacy. L’autorità di controllo li ha definiti “far from sufficient” [“tutt’altro che sufficienti”]. L’autorità si aspettava regole scritte per gli strumenti di IA.
Un regolamento da solo può essere ignorato. Uno studio legale degli Stati Uniti richiedeva un’approvazione scritta prima di usare ChatGPT per le ricerche giuridiche. Un socio lo ha usato lo stesso e ha depositato cinque citazioni inventate. Ha detto al tribunale che conosceva la regola.
Le regole funzionano meglio dentro lo strumento o il processo. Un altro studio legale aveva formato il personale, e un avvocato ha comunque depositato otto precedenti inventati. Lo studio ha poi aggiunto nel suo strumento di IA un avviso che ogni utente deve accettare: “users must independently verify” [“gli utenti devono verificare in modo indipendente”] il risultato. Il primo studio ha introdotto un controllo prima di ogni atto depositato in tribunale.
Le autorità di controllo lo chiedono. L’autorità australiana per la privacy dice che le organizzazioni “should establish policies and procedures for the use of AI systems” [“dovrebbero stabilire regole e procedure per l’uso dei sistemi di IA”].

Come si fa

Elenchi gli strumenti consentiti. Li nomini. Scriva che tutto ciò che non è nell’elenco richiede prima il via libera di una persona indicata per nome.
Dica cosa non deve mai entrare. Veda la pratica Decida quali dati possono finire in quali strumenti di IA. Scriva la regola in una frase che il personale possa ricordare.
Dica cosa deve controllare una persona. Come minimo: tutto ciò che viene inviato a un cliente e tutto ciò che ha peso legale o finanziario. Veda la pratica Faccia controllare a una persona tutto ciò che va a un cliente o ha valore legale.
Dica apertamente dove l’uso dell’IA è previsto. Questo risponde alla domanda 4 dal punto di vista del personale. In quattro esperimenti con 4.439 persone, chi usava l’IA al lavoro veniva giudicato meno competente e meno motivato di chi non la usava. Lo studio ha anche trovato che le persone si aspettano di essere giudicate così. Se la pagina dice quando l’IA è prevista e quando bisogna dire che è stata usata, il personale ha meno motivi per tenere nascosto il proprio uso.
Indichi il referente. Una persona per le domande, e la stessa persona da avvisare quando qualcosa va storto.
Resti in una pagina. La scriva con le parole che usa il suo personale. Tagli tutto ciò che non cambia quello che qualcuno fa.
Porti la regola principale dalla pagina dentro il lavoro. Aggiunga una riga alla lista di controllo per l’approvazione, un avviso nello strumento o un blocco sui caricamenti. Scelga la regola la cui violazione farebbe più danni.
La consegni a tutti, compresi il personale temporaneo e i collaboratori esterni. La ripercorra in una riunione del gruppo di lavoro. Chieda a ogni persona di confermare di averla letta.
La riveda ogni sei mesi, e ogni volta che aggiunge uno strumento.

Che cosa misurare

La quota di personale, compreso quello temporaneo, che ha confermato di aver letto la pagina.
Il numero di domande che arrivano al referente. Se non ne arriva nessuna, di solito la pagina non viene usata.
Il numero di incidenti, e come è stato scoperto ciascuno.

Dove non funziona

Il regolamento è lungo. Un regolamento di dieci pagine viene archiviato e dimenticato.
Il regolamento si limita a vietare. Il personale a cui si dice solo cosa non può fare userà gli strumenti di nascosto. Dica cosa è consentito.
Il regolamento dipende dalla memoria. La regola dello studio legale era chiara e nota, eppure una persona di alto livello l’ha violata. Al 16 ottobre 2026, la banca dati di un ricercatore elenca 871 decisioni giudiziarie che riguardano avvocati che avevano depositato materiale inventato dall’IA, quando indicazioni degli ordini professionali e regolamenti degli studi esistevano già. Metta un controllo nel processo.
Nei fatti i vertici ne sono esenti. Nel caso dello studio legale, la persona che ha violato la regola contribuiva a guidare il gruppo a cui la regola si applicava.
Il regolamento riguarda solo i dipendenti. In un ente statale australiano, un lavoratore temporaneo ha caricato un file con i dati di 2.031 persone.

Per dimensione dell’azienda

Micro e piccole imprese: il titolare scrive la pagina in un’ora e la discute con il gruppo di lavoro.
Medie imprese: la scrive il responsabile dell’IA, e ogni capogruppo aggiunge il controllo che conta di più nel suo lavoro.
Medio-grandi e grandi imprese: una pagina unica per tutta l’azienda, con brevi aggiunte per i gruppi di lavoro che trattano dati sensibili. Blocchi tecnici rafforzano le regole più importanti.

Casi aziendali

Aziende che l’hanno fatto

Aziende che l’hanno adottata in seguito

Fonti

Reif, Larrick and Soll (2025). Evidence of a social evaluation penalty for using AI. Proceedings of the National Academy of Sciences, 122(19), e2426766122. Cosa ha fatto e cosa ha trovato questo studio
Office of the Australian Information Commissioner (October 2024, updated January 2025). Guidance on privacy and the use of commercially available AI products. oaic.gov.au
Office of the Victorian Information Commissioner (September 2024). Investigation into the use of ChatGPT by a Child Protection worker. ovic.vic.gov.au
Charlotin, D. AI Hallucination Cases database (counts as of 16 October 2026). damiencharlotin.com