Decida quali dati possono finire in quali strumenti di IA

Di che cosa si tratta

Scriva una breve regola che dica quali tipi di dati possono finire in quali strumenti di IA. Alla maggior parte delle aziende bastano tre gruppi:

Dati	Esempio	Dove possono finire
Pubblici	Testi del suo sito web, prezzi pubblicati	Qualsiasi strumento di IA
Interni	Piani, bozze, cifre interne	Solo strumenti di IA approvati dall’azienda
Riservati	Dati personali, fascicoli dei clienti, dati sanitari, contratti, password	Solo strumenti approvati per quei dati, oppure nessuno

Uno strumento pubblico è uno a cui chiunque può iscriversi, come la versione gratuita di un chatbot. Ciò che vi digita è conservato dall’azienda che lo gestisce.

Che cosa mostrano le prove

Questo consiglio si basa su due casi documentati e sulle indicazioni delle autorità di controllo. Nessuno studio lo ha verificato.

Ciò che entra non è più sotto il suo controllo. Un’operatrice della tutela dei minori di un dipartimento pubblico in Australia ha digitato in ChatGPT i dati di una famiglia. L’autorità per la privacy ha stabilito che le informazioni erano state comunicate all’azienda che gestisce lo strumento e “released outside the control” [“uscite dal controllo”] del dipartimento.
Un solo file può contenere migliaia di persone. In un ente statale in Australia, un lavoratore temporaneo ha caricato in ChatGPT un foglio di calcolo. Conteneva nomi, indirizzi, date di nascita e informazioni sanitarie di 2.031 persone.
Una regola sulla carta non è stata ritenuta sufficiente per il lavoro più delicato. Nel primo caso l’autorità ha ordinato di bloccare strumenti di IA indicati per nome per il personale della tutela dei minori. Ha detto che il rischio era troppo alto “to be managed by policy and guidance alone” [“per essere gestito solo con regolamenti e indicazioni”]. Nel secondo caso, l’ente ha introdotto controlli che bloccano il caricamento di informazioni personali negli strumenti di IA.
Un limite sui dati può far smettere del tutto di usare uno strumento. In HMRC, l’autorità fiscale del Regno Unito, il personale poteva usare Copilot solo su materiale sotto il livello “Official Sensitive”. Tra i dipendenti che avevano ricevuto una licenza e non l’avevano usata, il 46% citava preoccupazioni sulla sicurezza e sui dati. Dica chiaramente che cosa è permesso, non solo che cosa non lo è.
Le autorità lo dicono chiaramente. L’autorità australiana per la privacy raccomanda alle organizzazioni di “do not enter personal information, and particularly sensitive information” [“non inserire informazioni personali, e in particolare informazioni sensibili”] negli strumenti di IA accessibili al pubblico.

Come si fa

Scriva i tre gruppi per la sua azienda, con due o tre esempi ciascuno presi dal suo lavoro.
Elenchi i suoi strumenti di IA e annoti quale gruppo di dati può ricevere ciascuno. Includa le funzioni di IA attivate all’interno dei software che già paga: strumenti che prendono appunti nelle riunioni, assistenti per la contabilità, stesura delle email. In un’indagine della Federal Reserve, alcune piccole imprese hanno detto che un po’ di IA è arrivata dentro software che già usavano, e una ha detto che la funzione di IA del suo software di contabilità non si poteva disattivare. Per ogni strumento approvato, controlli che cosa fa il fornitore con ciò che viene digitato: se lo conserva, e se lo usa per addestrare i propri sistemi. Veda chieda prove ai fornitori di IA.
Dia al personale uno strumento approvato. Se l’unica regola è “no”, le persone useranno uno strumento pubblico con un account personale. Ne scelga uno, legga le sue condizioni su che cosa succede ai suoi dati, e lo paghi.
Insegni un’abitudine: togliere i dettagli. La maggior parte delle attività funziona senza nomi. Sostituisca il nome del cliente con “il cliente” e tolga le cifre che identificano qualcuno.
Blocchi dove un errore sarebbe grave. Per le squadre che trattano fascicoli sanitari, di minori, finanziari o legali, chieda al suo fornitore informatico di bloccare i siti di IA pubblici o il caricamento di file su di essi.
Limiti gli scaricamenti in blocco. L’ente citato sopra ha anche limitato gli scaricamenti manuali dai suoi sistemi principali. Un file che non si può esportare non si può caricare.
Inserisca la regola nel suo regolamento di una pagina sull’uso dell’IA.

Che cosa misurare

Se ogni strumento di IA in uso è nell’elenco, con il suo gruppo di dati.
Il numero di dipendenti con accesso a uno strumento approvato, rispetto al numero di quelli che ne hanno bisogno.
I caricamenti bloccati, se ha attivato un blocco. Un numero in crescita mostra dove manca uno strumento approvato.

Dove non funziona

Nessuna alternativa approvata. Il dipartimento del primo caso non aveva né regole né uno strumento approvato, e circa 900 dipendenti avevano aperto ChatGPT.
Troppi gruppi. Cinque livelli di classificazione non verranno ricordati. Tre bastano.
Lavoratori temporanei e collaboratori esterni restano esclusi. Il caricamento del secondo caso è stato fatto da un lavoratore temporaneo.
La regola copre ciò che si digita e dimentica i file. Caricare un foglio di calcolo è il modo più rapido per far uscire molti dati.

Per dimensione dell’azienda

Micro e piccole imprese: può bastare una frase: nessun dato dei clienti né dato personale in alcuno strumento di IA gratuito. Questa regola non copre l’IA che funziona in modo predefinito all’interno dei software a pagamento. Controlli anche quelle impostazioni. Acquisti un piano aziendale per lo strumento che usa di più.
Medie imprese: la tabella con i tre gruppi, uno strumento approvato per tutti, e un blocco per le squadre con i dati più delicati.
Medio-grandi e grandi imprese: la stessa tabella collegata alla classificazione dei dati che già usa, con controlli tecnici sui caricamenti e sugli scaricamenti.

Casi aziendali

Aziende che l’hanno fatto

Cosa è successo senza questa pratica

Department of Families, Fairness and Housing (Victoria) Il garante ha trovato “no departmental rules in place about when and how these tools should or should not be used” [“nessuna regola del dipartimento su quando e come questi strumenti debbano o non debbano essere usati”], e nessun limite tecnico all’accesso. È andata male

Aziende che l’hanno adottata in seguito

NSW Reconstruction Authority Dopo la violazione l’ente ha introdotto controlli che bloccano il caricamento di dati personali negli strumenti di IA, e ha limitato i download manuali dai suoi sistemi principali. È andata male

Fonti

Nessuno studio pubblicato mette alla prova direttamente questa pratica, quindi la valutazione è Pratica diffusa. La valutazione si basa sui casi aziendali qui sopra e sulle fonti qui sotto.

Office of the Australian Information Commissioner (October 2024, updated January 2025). Guidance on privacy and the use of commercially available AI products. oaic.gov.au
Office of the Victorian Information Commissioner (September 2024). Investigation into the use of ChatGPT by a Child Protection worker. ovic.vic.gov.au
Sanchez-Moyano, Holmes and Simms (2026). AI Adoption Among Small Businesses: Qualitative Insights from the Small Business Credit Survey. Federal Reserve Bank of San Francisco, Community Development Research Brief 2026-01. frbsf.org