Zdecyduj, jakie dane mogą trafiać do jakich narzędzi AI

Na czym to polega

Napisz krótką zasadę, która mówi, jakie rodzaje danych mogą trafiać do jakich narzędzi AI. Większości firm wystarczą trzy grupy:

Dane	Przykład	Dokąd mogą trafiać
Publiczne	Teksty z twojej strony internetowej, opublikowane ceny	Do każdego narzędzia AI
Wewnętrzne	Plany, wersje robocze, liczby wewnętrzne	Tylko do narzędzi AI zatwierdzonych przez firmę
Zastrzeżone	Dane osobowe, akta klientów, informacje o zdrowiu, umowy, hasła	Tylko do narzędzi zatwierdzonych dla tych danych albo nigdzie

Narzędzie publiczne to takie, w którym każdy może założyć konto, na przykład darmowa wersja chatbota. To, co do niego wpisujesz, przechowuje firma, która je prowadzi.

Co pokazują dowody

Podstawą tej rady są dwa opisane przypadki i wytyczne regulatorów. Żadne badanie jej nie sprawdziło.

• To, co wpiszesz, wymyka się spod twojej kontroli. Pracownica ochrony dzieci w australijskim urzędzie państwowym wpisała dane rodziny do ChatGPT. Organ ochrony prywatności ustalił, że informacje zostały ujawnione firmie stojącej za narzędziem i “released outside the control” [„wypuszczone poza kontrolę”] urzędu.
• Jeden plik może zawierać tysiące osób. W australijskiej agencji stanowej pracownik tymczasowy przesłał do ChatGPT jeden arkusz kalkulacyjny. Zawierał imiona i nazwiska, adresy, daty urodzenia i informacje o zdrowiu 2031 osób.
• Zasady na papierze nie uznano za wystarczające przy najbardziej wrażliwej pracy. W pierwszym przypadku regulator nakazał zablokowanie wskazanych narzędzi AI dla pracowników ochrony dzieci. Stwierdził, że ryzyko jest zbyt duże, “to be managed by policy and guidance alone” [„by zarządzać nim wyłącznie zasadami i wytycznymi”]. W drugim agencja wprowadziła zabezpieczenia, które blokują przesyłanie danych osobowych do narzędzi AI.
• Ograniczenie danych może sprawić, że ludzie w ogóle przestaną używać narzędzia. W HMRC, brytyjskim urzędzie skarbowym, pracownicy mogli używać Copilota tylko do materiałów poniżej poziomu “Official Sensitive” [„oficjalne, wrażliwe”]. Wśród pracowników, którzy dostali licencję i z niej nie korzystali, 46% wskazało obawy o bezpieczeństwo i dane. Mów jasno, co wolno, a nie tylko, czego nie wolno.
• Regulatorzy mówią to wprost. Australijski organ ochrony prywatności zaleca organizacjom: “do not enter personal information, and particularly sensitive information” [„nie wpisujcie danych osobowych, a zwłaszcza danych wrażliwych”] do ogólnodostępnych narzędzi AI.

Jak to zrobić

1. Opisz trzy grupy dla swojej firmy, z dwoma lub trzema przykładami z waszej pracy dla każdej.
2. Wypisz swoje narzędzia AI i zaznacz, jaką grupę danych może otrzymywać każde z nich. Uwzględnij funkcje AI włączone w oprogramowaniu, za które już płacisz: notatki ze spotkań, asystentów księgowych, pisanie e-maili. Małe firmy mówiły w ankiecie Federal Reserve, że część AI pojawiła się w oprogramowaniu, którego już używały, a jedna podała, że funkcji AI w jej programie księgowym nie dało się wyłączyć. Przy każdym zatwierdzonym narzędziu sprawdź, co dostawca robi z tym, co wpisujesz: czy to przechowuje i czy używa tego do trenowania swoich systemów. Zob. poproś dostawców AI o dowody.
3. Daj pracownikom zatwierdzone narzędzie. Jeśli jedyna zasada brzmi „nie”, ludzie będą używać publicznego narzędzia na prywatnym koncie. Wybierz jedno, przeczytaj jego warunki dotyczące twoich danych i zapłać za nie.
4. Naucz jednego nawyku: usuwaj szczegóły. Większość zadań da się wykonać bez nazwisk. Zastąp nazwę klienta słowem „klient” i usuń liczby, które pozwalają kogoś zidentyfikować.
5. Blokuj tam, gdzie błąd byłby poważny. Dla zespołów, które pracują z dokumentacją medyczną, danymi dzieci, aktami finansowymi lub prawnymi, poproś dostawcę usług IT o zablokowanie publicznych stron AI albo przesyłania do nich plików.
6. Ogranicz masowe pobieranie. Opisana wyżej agencja ograniczyła też ręczne pobieranie danych ze swoich głównych systemów. Pliku, którego nie da się wyeksportować, nie da się też przesłać.
7. Wpisz tę zasadę do swojej jednostronicowej polityki korzystania z AI.

Co mierzyć

• Czy każde używane narzędzie AI jest na liście, z przypisaną grupą danych.
• Liczbę pracowników z dostępem do zatwierdzonego narzędzia w porównaniu z liczbą tych, którzy go potrzebują.
• Zablokowane próby przesłania, jeśli masz blokadę. Rosnąca liczba pokazuje, gdzie brakuje zatwierdzonego narzędzia.

Gdzie to zawodzi

• Brak zatwierdzonej alternatywy. Urząd z pierwszego przypadku nie miał żadnych zasad ani zatwierdzonego narzędzia, a około 900 pracowników otwierało ChatGPT.
• Za dużo grup. Pięciu poziomów klasyfikacji nikt nie zapamięta. Trzy wystarczą.
• Pominięci pracownicy tymczasowi i zewnętrzni współpracownicy. W drugim przypadku plik przesłał pracownik tymczasowy.
• Zasada obejmuje wpisywanie, a zapomina o plikach. Przesłanie arkusza to szybszy sposób, by ujawnić dużo danych.

Według wielkości firmy

• Mikro i małe: może wystarczyć jedno zdanie: żadnych danych klientów ani danych osobowych w żadnym darmowym narzędziu AI. Ta zasada nie obejmuje AI, która działa domyślnie w płatnym oprogramowaniu. Sprawdź też te ustawienia. Kup plan dla firm w narzędziu, którego używasz najczęściej.
• Średnie: tabela z trzema grupami, zatwierdzone narzędzie dla wszystkich i blokada dla zespołów z najbardziej wrażliwymi danymi.
• Średnio-duże i duże: ta sama tabela powiązana z istniejącą klasyfikacją danych, z technicznymi zabezpieczeniami przesyłania i pobierania.

Przypadki firm

Firmy, które to zrobiły

• Ashurst Główny radca prawny kancelarii oraz zespoły ryzyka i bezpieczeństwa informacji ustaliły ścisłe zasady dla każdego testu. Używano tylko danych publicznych i żadnych danych klientów. Wynik podany przez firmę
• Gilberts Chartered Accountants Obowiązuje “a firm-wide rule that no client-specific or confidential data is to be entered into open/public AI models” [„zasada dla całej firmy, że do otwartych/publicznych modeli AI nie wprowadza się żadnych danych dotyczących klientów ani poufnych”], a firma prosi klientów o zgodę na konkretne narzędzia AI. Wynik podany przez firmę
• HM Revenue & Customs (HMRC) W czasie pilotażu pracownicy mogli używać Copilota tylko do materiałów poniżej klauzuli bezpieczeństwa Official Sensitive. Zmierzony wynik

Co się stało bez niej

• Department of Families, Fairness and Housing (Victoria) Regulator stwierdził “no departmental rules in place about when and how these tools should or should not be used” [„brak jakichkolwiek zasad ministerstwa określających, kiedy i jak należy lub nie należy używać tych narzędzi”] i brak technicznych ograniczeń dostępu. Coś poszło nie tak

Firmy, które w końcu ją przyjęły

• NSW Reconstruction Authority Po naruszeniu agencja wprowadziła zabezpieczenia, które blokują przesyłanie danych osobowych do narzędzi AI, i ograniczyła ręczne pobieranie danych ze swoich głównych systemów. Coś poszło nie tak

Źródła

Żadne opublikowane badanie nie sprawdza tej praktyki bezpośrednio, dlatego ma ocenę „Powszechna praktyka”. Ocena opiera się na przypadkach firm opisanych wyżej i na źródłach podanych niżej.

1. Office of the Australian Information Commissioner (October 2024, updated January 2025). Guidance on privacy and the use of commercially available AI products. oaic.gov.au
2. Office of the Victorian Information Commissioner (September 2024). Investigation into the use of ChatGPT by a Child Protection worker. ovic.vic.gov.au
3. Sanchez-Moyano, Holmes and Simms (2026). AI Adoption Among Small Businesses: Qualitative Insights from the Small Business Credit Survey. Federal Reserve Bank of San Francisco, Community Development Research Brief 2026-01. frbsf.org

Powiązane praktyki

• Napisz jednostronicową politykę korzystania z AI, którą pracownicy naprawdę przeczytają Zmieść zasady dotyczące AI na jednej stronie: jakie narzędzia są dozwolone, czego nigdy nie wolno do nich wpisywać, kto sprawdza wyniki i kogo pytać. Potem wbuduj najważniejszą zasadę w samą pracę, bo sama kartka jest ignorowana. Zrób najpierw · Nakład pracy: niski (dni, jedna osoba) Dowody: Powszechna praktyka Zasady i ryzyko · Zastosowanie
• Zanim kupisz, poproś dostawcę AI o dowody i przetestuj narzędzie na własnym materiale Nie przyjmuj na wiarę liczby, którą dostawca AI podaje jako dokładność narzędzia, ani obietnicy „pełnej zgodności z przepisami”. Zapytaj, jak i na czym to sprawdzono, przeprowadź mały test na własnym materiale i sprawdź warunki dotyczące twoich danych i wyjścia z umowy. Zrób najpierw · Nakład pracy: średni (tygodnie, kilka osób) Dowody: Wstępne Dane i narzędzia · Rozpoznanie
• Poznaj przepisy, które już dotyczą twojego korzystania z AI Większość przepisów, które wiążą cię przy korzystaniu z AI, to nie są przepisy o AI. Odpowiadasz za to, co mówi i robi twoja AI, na podstawie przepisów o ochronie konsumentów, prywatności, reklamie i zasad zawodowych, których już przestrzegasz. Wypisz zastosowania AI i do każdego dopasuj przepisy. Zrób najpierw · Nakład pracy: niski (dni, jedna osoba) Dowody: Powszechna praktyka Zasady i ryzyko · Rozpoznanie
• Szkol pracowników z obsługi narzędzi, które firma naprawdę wybrała Pokaż każdemu użytkownikowi, czym jest wybrane narzędzie AI, gdzie się myli i co trzeba sprawdzać. Pracuj na własnych zadaniach i własnych zasadach, daj ludziom czas na ćwiczenie i obejmij szkoleniem pracowników tymczasowych. Zrób najpierw · Nakład pracy: średni (tygodnie, kilka osób) Dowody: Wstępne Ludzie i umiejętności · Zastosowanie